كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية

أن امتلاك مهارات احترافية في التواصل مع الأخرين في مجال العمل, هو أحد أهم مميزات الأشخاص الناحجين, و تعد كتابة الرسائل الإلكترونية أحد أهم طرق التواصل المكتوبة, التي يجب أن تتقنها من أجل أن تكون شخصا ناحجا, إذا كنت ترغب في كتابة رسالة بطريقة احترافية, قد تجد فيما يلي من نقاط ما يساعدك:-

التحقق من قائمة المستلمين

بعد أن تنهي كتابة الرسالة, قم بمراجعة الأشخاص الذين ستصل إليهم, من وجهين مختلفين, الأول هو الجزء الشكلي, من حيث الأسماء التي تظهر قبل  عنوان البريد, و التي تحترم فيها الألقاب و بروتوكولات الترتيب في حال وجود أكثر من شخص في خانة المستلمين, أما الوجة المنطفي فابحث في أنك قد اخترت الأشخاص المناسبين, و المعنين بموضوع الرسالة, فلا تبعث بالرسالة لأشخاص ليس لهم علاقة, كما لا تنسى أحدا من أصحاب العلاقة.

أبحث جيدا في الفرق بين BCC و CC

في يمكن أن نقسم الأشخاص الذين ستصل إليهم الرسالة إلى ثلاث مجموعات, الأولى هم من ترسل إليهم الرسالة, و هم معنيون بصورة مباشرة في مضمونها, و المجموعة الثانية التي توضع في خانة CC هم أشخاص تريد أن يعلموا أنك أرسلت هذه الرسالة إلى أشخاص معينين, وغالبا ما يكون مديرك في العمل هو من يحتل هذه الخانة, ليكون على علم بأنك أرسلتها إلى الأشخاص المطلوبين من أجل متابعة عملك, أما BCC فهم أشخاص تود أن تصل لهم الرسالة و لكن ليس من الضروري أن يعرفوا أنك أرسلتها إلى الأخرين.

اختصار المقدمة و الخاتمة غير ذات الصلة بالموضع

في الرسالة الإلكترونية المختصة في العمل, ليس من الضروري أن تتطرق في الحديث إلى أشياء غير مهمة, أو شخصية, ففي هذه الرسالة أنت تبحث عن إيصال محتواها و ليس مجاملة الأخرين, فاكتفي بتحية مقتضبة في بداية و نهاية الرسالة.

اعد قراءة الرسالة لأكثر من مرة

إذا كنت تريد أن ترسل رسالة عمل, فعليك بأن تتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية و النحوية, لذلك قم بمراجعتها و التحقق من صحة الكلمات و المعاني فيها.

عدم تكرار علامات الترقيم

عندما نكون في صدد كتابة هذه العلامات في أحدى الرسائل غير الرسمية, فإننا قد نكرر علامة الترقيم أكثر من مرة, مثل تكرار علامة السؤال عدد من المرات بعد السؤال, أو علامة التعجب, و هذا يعد مقبولا إذا ما كنت ترسل بذلك إلى صديق, و لكنه مرفوض في الرسائل الرسمية و الخاصة بالعمل.

عدم استخدام الرموز

إن إدراج صور رمزية مثل الوجة الضاحك أو ما شابة, أمر مرفوض عند قيامك بكتابة رسالة رسمية, مع أن هذه الرموز قد تبدو خفيفة الظل في الرسائل الشخصية للأصدقاء.

اختيار عنوان مناسب

أن اختيار العنوان المناسب للرسالة أمر مهم يعبر عن حرفيتك في التواصل المكتوب, فالعنوان يجب أن يكون مختصرا, معبرا, و بنفس لغة الرسالة.

دع أحد يراجع رسالتك

إذا كنت تعتبر نفسك مبتدء في كتابة رسائل العمل, و كان محتوى الرسالة غير سري, فقد تلجأ إلى أحد ممن تثق بهم لمراجعة محتوى و مضمون الرسالة, من أجل أن تتاكد أنها مناسبة و تخلو من الأخطاء على جميع الأصعدة.

اعلانات
صفحة بالعربي على جوجل بلس